Insichgeschäfte und Selbstkontrahieren im GmbH Vertrag

Insichgeschäfte im engeren Sinn liegen vor, wenn eine Person auf beiden Seiten des Rechtsgeschäfts steht: eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer schließt in Vertretung der GmbH einen Vertrag mit sich selbst oder mit einer weiteren durch ihn vertretenen Gesellschaft. Verträge mit Gesellschaftern oder nahestehenden Personen sind demgegenüber verbundene Geschäfte mit Interessenkonflikt, keine automatischen Insichgeschäfte. Für die Einordnung entscheidet die Vertretungslage. Der GmbHG-Rahmen setzt drei Anker: die Haftungsregel des § 25 Abs 4 GmbHG bei Geschäften des Geschäftsführers mit der Gesellschaft ohne Vorabzustimmung, die Urkundenpflicht des § 18 Abs 5 GmbHG bei Geschäften zwischen dem einzigen Gesellschafter und der von ihm vertretenen Gesellschaft mit der Ausnahme des § 18 Abs 6 GmbHG und die beschlussbezogenen Stimmverbote des § 39 Abs 4 GmbHG. Wer diese drei Ebenen sauber trennt, kann Konfliktfälle vorbereitend absichern, ohne pauschale Verbotshaltungen aufzubauen.

Begriff und Abgrenzung: Insichgeschäft und verbundene Geschäfte

Insichgeschäfte im engeren Sinn liegen vor, wenn dieselbe Person auf beiden Seiten des Rechtsgeschäfts steht. Bei der GmbH betrifft das die Fälle, in denen ein Geschäftsführer in Vertretung der Gesellschaft mit sich selbst oder mit einer weiteren durch ihn vertretenen Gesellschaft kontrahiert. Die Doppelvertretung ist die zweite Erscheinungsform, in der eine Person zugleich zwei Gesellschaften vertritt.

Verträge mit Gesellschaftern oder nahestehenden Personen sind demgegenüber verbundene Geschäfte mit Interessenkonflikt. Sie sind kein Insichgeschäft, weil die Personenidentität in der Vertretung fehlt. Sie unterliegen jedoch einem eigenen rechtlichen Prüfrahmen: den beschlussbezogenen Stimmverboten des § 39 Abs 4 GmbHG, der allgemeinen Sorgfaltsanforderung des § 25 GmbHG und, bei der Ein-Personen-GmbH, den Formvorgaben des § 18 Abs 5 und 6 GmbHG.

Diese Trennung ist praktisch bedeutsam. Wer verbundene Geschäfte pauschal als Insichgeschäfte behandelt, überzieht die Ordnung und riskiert Handlungsblockaden. Wer sie umgekehrt gar nicht adressiert, verliert die Sorgfaltsordnung. Der Vertrag ordnet die Ebenen sauber, ohne über den gesetzlichen Rahmen hinauszugehen.

Die Grundstruktur zeigt die Übersicht zu Geschäftsführung und Vertretung. Für die interne Ordnung ordnet Geschäftsführungsressorts im GmbH Vertrag abstimmen die Zuständigkeiten.

Haftungsregel des § 25 Abs 4 GmbHG

Nach § 25 Abs 4 GmbHG haftet ein Geschäftsführer der Gesellschaft auch für den ihr aus einem Rechtsgeschäft erwachsenen Schaden, das er mit ihr im eigenen oder fremden Namen abgeschlossen hat, ohne vorher die Zustimmung des Aufsichtsrats oder, wenn kein Aufsichtsrat besteht, sämtlicher übriger Geschäftsführer erwirkt zu haben. Es handelt sich um eine besondere Haftungsregel, nicht um eine allgemeine Vertretungs- oder Wirksamkeitsregel und nicht um ein allgemeines Gesellschaftergenehmigungsmodell.

Für die Praxis folgen daraus zwei Konsequenzen. Erstens richtet sich der Zustimmungsträger nach dem Vorhandensein eines Aufsichtsrats. Ist keiner bestellt, tritt die Zustimmung sämtlicher übriger Geschäftsführer an dessen Stelle. Zweitens greift § 25 Abs 4 GmbHG dann, wenn der Geschäftsführer selbst das Geschäft mit der Gesellschaft abgeschlossen hat, unabhängig davon, ob im eigenen oder fremden Namen.

Die Wirksamkeit des Geschäfts gegenüber der Gesellschaft ist eine getrennte Frage. Sie hängt von der Vertretungslage, den allgemeinen zivilrechtlichen Regeln und den weiteren Umständen ab. Wer die Sorgfalt und Haftung sauber abbilden möchte, ordnet Anzeige, Zustimmungsbeschaffung und Dokumentation als eigene Ebene an.

Die Verbindung zum Zustimmungskatalog auf Geschäftsführerebene ordnet Zustimmungskatalog für Investitionen, Darlehen und Kreditlinien. Für die dokumentarische Grundlage der Beschlussebene ist Beschlussprotokoll als Beweis hilfreich.

Urkundenpflicht des § 18 Abs 5 und 6 GmbHG

Für die Ein-Personen-GmbH ergänzt § 18 Abs 5 GmbHG die allgemeinen Regeln. Über Rechtsgeschäfte, die der einzige Gesellschafter sowohl im eigenen Namen als auch im Namen der Gesellschaft abschließt, ist unverzüglich eine Urkunde zu errichten. Dabei ist vorzusorgen, dass nachträgliche Änderungen des Inhalts und Zweifel über den Zeitpunkt des Abschlusses ausgeschlossen sind. Die Bestellung eines Kurators ist nicht erforderlich.

Nach § 18 Abs 6 GmbHG muss eine Urkunde nicht errichtet werden, wenn das Geschäft zum gewöhnlichen Geschäftsbetrieb gehört und zu geschäftsüblichen Bedingungen abgeschlossen wird. Diese Ausnahme ist eng gefasst; sie deckt Alltagsgeschäfte innerhalb der Geschäftstätigkeit der GmbH und knüpft an die geschäftsüblichen Bedingungen an.

Die Bestimmung erfasst den einzigen Gesellschafter, der zugleich für die Gesellschaft handelt. Sie ist kein allgemeiner Ordnungsrahmen für Geschäfte mit sämtlichen Gesellschaftern oder Nahestehenden. Wer die Ein-Personen-Konstellation zu strukturieren hat, richtet ein einfaches Register ein, das Datum, Gegenstand und Bedingungen dokumentiert.

Zur Verzahnung mit einer möglichen Öffnung des Gesellschafterkreises ordnet Gesellschaftsvertrag im wachsenden Gesellschafterkreis prüfen die Vorbereitung.

Stimmverbote nach § 39 Abs 4 GmbHG

Auf der Gesellschafterebene wirkt § 39 Abs 4 GmbHG. Wer durch die Beschlussfassung von einer Verpflichtung befreit oder wem ein Vorteil zugewendet werden soll, hat weder im eigenen noch im fremden Namen das Stimmrecht. Das gleiche gilt bei der Beschlussfassung über die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit einem Gesellschafter oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und der Gesellschaft.

Die Regel ist strikt beschlussbezogen. Sie greift beim jeweiligen Beschluss, nicht als generelle Rechte- oder Handlungssperre. Die Stimmen des Betroffenen bleiben bei der Feststellung der Mehrheit außer Betracht; die übrigen Gesellschafter tragen die Entscheidung.

Nach § 39 Abs 5 GmbHG ist ein Gesellschafter bei der Beschlussfassung über seine eigene Bestellung oder Abberufung als Geschäftsführer, Aufsichtsrat oder Liquidator nicht in der Ausübung seines Stimmrechts beschränkt. Diese Ausnahme grenzt die Reichweite des § 39 Abs 4 GmbHG präzise ab.

Vertragliche Erweiterungen des Stimmverbots auf verbundene Personen sind als Gestaltung möglich, aber nicht als automatische gesetzliche Folge zu behandeln. Für die Verzahnung mit der Beschlussdokumentation ist Beschlussprotokoll als Beweis hilfreich. Für die Sortierung der Mehrheitsordnung insgesamt ordnet Mehrheitskatalog für Grundsatzentscheidungen den weiteren Rahmen.

Konflikterkennung und laufende Interessenordnung

Bevor überhaupt eine Prüfung stattfindet, muss der Konflikt erkannt sein. Bewährt ist eine schriftliche Interessenordnung, in der jeder Geschäftsführer und, sofern gewünscht, auch die Gesellschafter potenziell konfliktträchtige Beteiligungen, Ämter und familiäre Verbindungen offenlegen. Diese Liste wird bei jedem neuen Rechtsgeschäft mit dem geplanten Vertragspartner abgeglichen.

Nahestehende Personen und Gesellschaften werden ausdrücklich aufgenommen. Beteiligungen an weiteren Gesellschaften, stille Beteiligungen, langjährige Kooperationen und wirtschaftlich abhängige Dritte sind relevant. Der Vertrag kann eine allgemeine Klausel vorsehen, die auch Konstellationen erfasst, die im Einzelfall nicht ausdrücklich benannt sind.

Für die praktische Umsetzung lohnt sich eine feste Rubrik in den Geschäftsführungssitzungen. Neue Sachverhalte werden aufgerufen, geprüft und in einem Protokoll dokumentiert. So werden nur relevante Themen zur Prüfung nach § 25 Abs 4 GmbHG und, wenn Beschluss der Gesellschafter betroffen ist, nach § 39 Abs 4 GmbHG vorgemerkt.

Für die Ressort-Anbindung ordnet Ressortverteilung in der GmbH die Zuständigkeiten. Wer Konflikte zwischen den Gesellschaftern zeitgleich zu sortieren hat, findet in Zwei Gesellschafter GmbH: Rollen und Kontrolle die Struktur.

Vorabzustimmung, Vertretung und Dokumentation

Wenn ein Geschäft zwischen einem Geschäftsführer und der GmbH geschlossen werden soll, muss die Vertretung sauber getrennt sein. In der Regel zeichnet ein anderer Geschäftsführer, ein besonderer Vertreter oder ein durch die Gesellschafter bestellter Bevollmächtigter für die GmbH. Diese Trennung sichert, dass die Vertretung des betroffenen Geschäftsführers nicht auf beiden Seiten wirkt.

Nach § 25 Abs 4 GmbHG bedarf das Geschäft der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats oder, wenn kein Aufsichtsrat besteht, sämtlicher übriger Geschäftsführer. Ohne diese Zustimmung greift die spezielle Haftung des Geschäftsführers. Die Vorabzustimmung sollte dokumentiert und mit den wesentlichen Konditionen versehen sein.

Ein Beschluss der Gesellschafter kann bei Geschäften mit einem Gesellschafter oder bei Themen, die die Beschlussfassung betreffen, hinzutreten. Für solche Beschlüsse ist das Stimmverbot des § 39 Abs 4 GmbHG zu beachten. Die Verbindung mit einem Zustimmungskatalog auf Gesellschafterebene ordnet Zustimmungskatalog für Investitionen, Darlehen und Kreditlinien.

Eine nachträgliche Genehmigung durch Gesellschafterbeschluss ist als einzelfallabhängige Prüfung mit Vertretung, Form, Organbefugnis und Drittinteressen zu behandeln. Sie ersetzt weder pauschal die Vorabzustimmung nach § 25 Abs 4 GmbHG noch die Urkundenpflicht des § 18 Abs 5 GmbHG. Für die Beschlussdokumentation ist Beschlussprotokoll als Beweis hilfreich.

Verbundene Geschäfte, Fremdvergleich und Sorgfalt

Verträge zwischen der GmbH und Gesellschaftern oder nahestehenden Personen sind kein Insichgeschäft im engeren Sinn. Sie unterliegen der allgemeinen Sorgfaltsanforderung nach § 25 GmbHG und, sofern Beschlüsse der Gesellschafter erforderlich sind, dem Stimmverbot nach § 39 Abs 4 GmbHG. Für die Sorgfaltsprüfung eignet sich ein Fremdvergleich mit Vergleichsangeboten, Marktrecherchen oder Sachverständigenbewertungen.

Der Fremdvergleich ist ein wichtiges Sorgfalts- und Dokumentationselement, aber nicht der alleinige gesetzliche Prüfstein für die Wirksamkeit oder die Zulässigkeit eines verbundenen Geschäfts. Er unterstützt die Verteidigung gegen Schadenersatzansprüche nach § 25 GmbHG und trägt eine mögliche steuerliche Prüfung, ohne die formalen Anforderungen der §§ 18, 25 und 39 GmbHG zu ersetzen.

Nicht marktkonforme Vorteile für Gesellschafter können in steuerlicher Hinsicht als verdeckte Gewinnausschüttung eingeordnet werden. Auch wenn diese Beurteilung außerhalb des GmbHG liegt, wirkt sie regelmäßig zurück auf die Bewertung des Vorgangs im Gesellschafterkreis. Für die Anbindung an Vertragsanpassungen ist die Checkliste zur Vertragsänderung hilfreich.

Für die Anbindung an die Beschlussdokumentation ist Beschlussprotokoll als Beweis hilfreich. Für die Trennung von persönlichem Veto und Mehrheitsentscheidungen ist Mehrheitskatalog für Grundsatzentscheidungen zu empfehlen.

Dokumentation, Vertragsverankerung und periodische Kalibrierung

Die Dokumentation ist der zentrale Schutz für die Geschäftsführung und für den Gesellschafterkreis. Ein sauber geführtes Register für Rechtsgeschäfte mit Geschäftsführern und für die Fälle des § 18 Abs 5 GmbHG umfasst Datum, Sachverhalt, Beteiligte, Konditionen und Zustimmungsgrundlage. Ohne solches Register ist die spätere Prüfung nach § 25 Abs 4 GmbHG schwach.

Der Gesellschaftsvertrag kann die Ordnung verankern. Bewährt sind eine Klausel zur Interessenordnung, zur getrennten Vertretung bei Geschäften mit Geschäftsführern, zur Anzeige und Vorabzustimmung nach § 25 Abs 4 GmbHG, zur Beachtung der Urkundenpflicht des § 18 Abs 5 GmbHG in Ein-Personen-Konstellationen und zur Umsetzung des Stimmverbots nach § 39 Abs 4 GmbHG. Ergänzend ordnet die Geschäftsordnung Formulare und Fristen.

Der Rahmen altert mit dem Wachstum der Gesellschaft. Neue Beteiligungen, Familienveränderungen, Restrukturierungen und neue Geschäftsfelder verändern die Konfliktlandschaft. Ein jährlicher Turnus, verknüpft mit der Vertragsdurchsicht, ist praktikabel. Für die Anbindung an eine breitere Neufassung liefert Neufassung statt einzelnen Nachtrags die Rahmenlogik.

Für die Vorbereitung des ersten Beratungsgesprächs zeigt die Checkliste zum Erstgespräch, welche Unterlagen zu sammeln sind. Für die Anbindung an die weiteren Rechte der Gesellschafter ordnet die Übersicht zu Gesellschafterrechten und Stimmrechten das Umfeld.

Häufige Fragen zu Insichgeschäften und verbundenen Geschäften