Das Einberufungsrecht der Minderheit steht in §§ 37 und 38 GmbHG. Der Vertrag kann die Schwelle senken, Tagesordnungsergänzung und Informationsrechte ausbauen, ohne Verlangen, 14-Tage-Frist und Selbsteinberufung zu verkürzen.
Ein Minderheitsgesellschafter braucht einen belastbaren Weg zur Beschlussfassung, wenn die Geschäftsführung ein Thema nicht auf die Tagesordnung setzt oder wenn ein überfälliger Beschluss aussteht. Das GmbHG öffnet dafür in § 37 GmbHG das Einberufungsverlangen und die Selbsteinberufung, in § 38 GmbHG die Form der Einberufung und das Recht zur Ergänzung der Tagesordnung. Diese Instrumente sind streng von Vetorechten und der Anfechtung eines schon gefassten Beschlusses zu unterscheiden. Der Vertrag kann die gesetzliche Grundschwelle senken, den Ablauf präzisieren und Informationsrechte zur Vorbereitung ausbauen. Er kann die gesetzliche 14-Tage-Frist und die Selbsteinberufung jedoch weder verkürzen noch beliebig ersetzen.
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Nach § 37 Abs 1 GmbHG ist die Versammlung ohne Verzug einzuberufen, wenn Gesellschafter, deren Stammeinlagen den zehnten Teil oder den im Gesellschaftsvertrag hiefür bestimmten geringeren Teil des Stammkapitals erreichen, die Berufung schriftlich unter Angabe des Zweckes verlangen. Die gesetzliche Schwelle liegt damit bei einem Zehntel; der Vertrag kann diese Grenze senken, nicht aber ohne weiteres erhöhen.
Nach § 37 Abs 2 GmbHG können die Berechtigten, wenn dem Verlangen von den zur Berufung befugten Organen nicht innerhalb vierzehn Tagen nach der Aufforderung entsprochen wird oder solche Organe nicht vorhanden sind, unter Mitteilung des Sachverhaltes die Berufung selbst bewirken. Über die Kostentragung der Selbsteinberufung entscheidet die Versammlung. Diese 14-Tage-Frist ist gesetzlich vorgegeben und Anker jeder Vertragsergänzung.
Die Vertragsfreiheit wirkt in einer bestimmten Richtung. Der Vertrag kann die Schwelle senken, die Zweckangabe konkretisieren, den Weg der Zustellung präzisieren und Berichts- oder Auskunftsrechte ergänzen. Er kann die gesetzliche 14-Tage-Frist und den Weg zur Selbsteinberufung nicht durch einen freien Ersatzweg verkürzen.
Die grundsätzliche Ordnung der Beschlussebene liegt in der Übersicht zu Gesellschafterrechten und Stimmrechten. Für die weitere Vorbereitung ordnet die Checkliste zu Stimmrechten und Mehrheiten den Ablauf.
Das Einberufungsverlangen nach § 37 Abs 1 GmbHG ist schriftlich zu stellen und muss den Zweck angeben. In der Praxis ist ein Schreiben zweckmäßig, das die stellenden Gesellschafter mit ihren Stammeinlagen benennt, den Zweck der Versammlung mit klaren Tagesordnungspunkten angibt und die gewünschten Beschlussfassungen als Antragstexte formuliert. Damit erhält die Geschäftsführung eine belastbare Grundlage für die Einberufung.
Die Zweckangabe ist zentral. Sie muss so konkret sein, dass die Geschäftsführung die Tagesordnung vorbereiten kann. Zu allgemeine Formeln riskieren, dass die Einberufung als noch nicht ordnungsgemäß gestellt gilt. Wer die Zweckangabe präzise formuliert, verhindert Formalstreit und trägt eine geordnete Berufung nach § 38 GmbHG.
Der Vertrag kann die Formvorgaben präzisieren, etwa eigenhändige Unterschrift oder qualifizierte elektronische Form. Er kann Anlagen und Beschlussvorschläge fordern. Solche Konkretisierungen bringen Berechenbarkeit für beide Seiten. Sie dürfen die Grundwirkung des § 37 GmbHG nicht ins Leere führen.
Für die Verzahnung mit anderen Rechten der Minderheit hilft Informationspaket für Minderheitsgesellschafter. Auskunft und Einberufung wirken zusammen, weil die Zweckangabe eine belastbare Informationsbasis voraussetzt.
Nach § 38 Abs 1 GmbHG ist die Berufung der Versammlung in der durch den Gesellschaftsvertrag bestimmten Form zu veröffentlichen, in Ermanglung einer solchen Festsetzung den einzelnen Gesellschaftern mittels rekommandierten Schreibens bekanntzugeben. Zwischen dem Tage der letzten Verlautbarung oder der Aufgabe der Sendung zur Post und dem Tage der Versammlung muss mindestens der Zeitraum von sieben Tagen liegen. Nach § 38 Abs 2 GmbHG ist der Zweck der Versammlung möglichst bestimmt zu bezeichnen; bei beabsichtigten Änderungen des Gesellschaftsvertrages ist der wesentliche Inhalt anzugeben.
Diese Form gilt sowohl bei einer Berufung durch die Geschäftsführung nach dem Verlangen als auch bei der Selbsteinberufung durch die Minderheit. Wer die Selbsteinberufung wählt, hält den gesetzlichen Weg ein, dokumentiert Absendezeitpunkt und Empfängerkreis und übernimmt zunächst die eigenen Kosten; über die Kostentragung durch die Gesellschaft beschließt die Versammlung nach § 37 Abs 2 GmbHG.
Nach § 38 Abs 6 GmbHG ist zur Beschlussfähigkeit der Versammlung, insofern das Gesetz oder der Vertrag nichts anderes bestimmt, erforderlich, dass wenigstens der zehnte Teil des Stammkapitals vertreten ist. Nach § 38 Abs 7 GmbHG wird im Falle der Beschlussunfähigkeit eine zweite Versammlung mit demselben Gegenstand einberufen, die grundsätzlich ohne Rücksicht auf die Höhe des vertretenen Stammkapitals beschlussfähig ist.
Für das weitere Zusammenspiel mit Vertragsstruktur und Beschlussdokumentation liefert Beschlussprotokoll als Beweis den Rahmen. Wer die Einberufung mit der Umsetzung von Vertragsänderungen verbindet, findet in der Checkliste zur Vertragsänderung den weiteren Ablauf.
Neben der Einberufung selbst kennt § 38 Abs 3 GmbHG das Recht zur Ergänzung der Tagesordnung. Gesellschafter, deren Stammeinlagen den zehnten Teil oder den im Vertrag festgelegten geringeren Teil des Stammkapitals erreichen, haben das Recht, in einer von ihnen unterzeichneten Eingabe unter Anführung der Gründe zu verlangen, dass Gegenstände in die kundzumachende Tagesordnung der nächsten Generalversammlung aufgenommen werden. Die Eingabe muss spätestens am dritten Tag nach dem in § 38 Abs 1 GmbHG bezeichneten Zeitpunkt geltend gemacht werden.
Die Ergänzung ist gegenüber der Einberufung ein eigenständiges Recht. Sie wirkt nur, wenn die Versammlung bereits berufen ist. Ihr Zweck ist die Aufnahme zusätzlicher Punkte in die Tagesordnung. Wer die Einberufung selbst erreichen möchte, geht den Weg des § 37 Abs 1 GmbHG mit dem Verlangen.
Nach § 38 Abs 4 GmbHG können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn ihr Gegenstand mindestens drei Tage vor der Versammlung in der für die Berufung vorgeschriebenen Weise angekündigt wurde. Ohne diese Ankündigung sind Beschlüsse nur bei Anwesenheit oder Vertretung sämtlicher Gesellschafter möglich. Nach § 38 Abs 5 GmbHG bedarf es zur Stellung von Anträgen und zu Verhandlungen ohne Beschlussfassung keiner Ankündigung.
Für die Ordnung von Berichtsrechten und Auskunft im Zusammenspiel mit der Ergänzung liefert Informationspaket für Minderheitsgesellschafter die passenden Bausteine.
Der Gesellschaftsvertrag kann das Einberufungsrecht praxistauglich ausbauen, ohne den gesetzlichen Kern zu verkürzen. Verbreitet ist die Senkung der Schwelle nach § 37 Abs 1 und § 38 Abs 3 GmbHG auf einen niedrigeren Teil des Stammkapitals. Der Vertrag kann außerdem den Bekanntmachungsweg konkretisieren, sofern die Voraussetzungen des § 38 Abs 1 GmbHG gewahrt bleiben. Er kann ein Berichts- und Auskunftsverfahren als Vorbereitung des Verlangens vorsehen.
Ein weiterer Baustein ist die Vertretung der Minderheit durch einen Sprecher. Der Vertrag kann vorsehen, dass Minderheitsgesellschafter einen gemeinsamen Sprecher benennen, der das Verlangen einbringt, mit der Geschäftsführung kommuniziert und die Selbsteinberufung koordiniert. Damit wird der Prozess professionalisiert, ohne dass jeder Gesellschafter einzeln handeln muss.
Zur Kostenfrage: Nach § 37 Abs 2 GmbHG entscheidet die Versammlung, ob die mit der Selbsteinberufung verbundenen Kosten von der Gesellschaft zu tragen sind. Der Vertrag kann diese Ermessensfrage präzisieren, indem er eine Kostentragung durch die Gesellschaft ab bestimmten sachlichen Voraussetzungen anordnet. Frei erfundene Erstattungsansprüche gehören dagegen nicht in den Vertrag.
Für die Umsetzung solcher Änderungen ordnet die Checkliste zur Vertragsänderung den Ablauf. Wer eine Neufassung erwägt, findet in Neufassung statt einzelnen Nachtrags den passenden Rahmen.
Das Einberufungsrecht ist kein Vetorecht. Es zwingt die Geschäftsführung nicht zu einem bestimmten Ergebnis, sondern zur Berufung der Versammlung. Ob die vorgeschlagenen Beschlüsse mit der erforderlichen Mehrheit gefasst werden, ist Gegenstand der Abstimmung. Die Trennung dieser beiden Ebenen ist entscheidend für die richtige Erwartung.
Es ist auch keine Beschlussanfechtung. Wer einen bereits gefassten Beschluss beseitigen möchte, geht den Weg des § 41 GmbHG mit der Anfechtungsklage binnen einem Monat vom Tag der Absendung der Kopie gemäß § 40 Abs 2 GmbHG. Das Einberufungsrecht wirkt vor dem Beschluss, die Anfechtung nach dem Beschluss.
Informationsrechte wirken auf noch früherer Ebene. Ohne Kenntnis der Sachlage gelingt keine belastbare Zweckangabe. Der Vertrag kann diese Ebene mit gestuften Auskunftspflichten der Geschäftsführung ausstatten und damit das Verlangen inhaltlich vorbereiten. Diese Instrumente ergänzen sich, aber verdrängen einander nicht.
Für eine übergreifende Sicht auf die Rechte der Minderheit hilft die Kombination von Gesellschafterrechte und Stimmrechte und der Checkliste zu Stimmrechten und Mehrheiten. Für die vertragliche Verankerung eines Zustimmungsvorbehalts bietet Zustimmungskatalog für Investitionen, Darlehen und Kreditlinien die Sortierung.
In der Zwei-Personen-GmbH mit paritätischer Beteiligung erreichen beide Gesellschafter die gesetzliche Schwelle des § 37 Abs 1 GmbHG jeweils allein. Das Einberufungsverlangen und die Selbsteinberufung sind reguläre Instrumente, wenn die Geschäftsführung nicht handelt. Zugleich ist die Blockadegefahr im Alltag hoch, weil einzelne Streitpunkte schnell in eine Sackgasse führen.
Der Vertrag sollte den Ablauf besonders klar regeln. Eine kurze Kommunikationsschiene, eine geordnete Selbsteinberufung durch den anderen Gesellschafter und ein Vorsitzmechanismus, der auch bei Widerspruch der Gegenseite trägt, helfen. Auf die Rollen im Zweiergefüge geht Zwei Gesellschafter GmbH: Rollen und Kontrolle ein.
In komplexeren Familien-GmbH mit mehreren Zweigen empfiehlt sich eine Sprecherregel je Familienstamm. Der Vertrag kann festlegen, dass jeder Stamm einen Sprecher benennt, der das Verlangen zeichnet. Das reduziert Reibung im internen Ablauf und beschleunigt den Weg zur Versammlung.
Für die Sortierung von Konfliktinstrumenten hilft die Übersicht zu Gesellschafterstreit. Die Anknüpfung an einen wachsenden Gesellschafterkreis nimmt Gesellschaftsvertrag im wachsenden Gesellschafterkreis prüfen auf.
Das Einberufungsrecht steht unter dem Vorbehalt der guten Treue. Der Vertrag sollte die Grundregel beibehalten und lediglich die formalen Vorgaben präzisieren. Auf abweisende Fristen- oder Sperrbestimmungen sollte verzichtet werden, weil sie das gesetzliche Grundrecht des § 37 GmbHG in der Praxis untergraben können.
Ein periodischer Blick auf die Ausgestaltung ist sinnvoll. Wachstum, Familienveränderungen, Beteiligungswechsel und neue Themen können die Praxistauglichkeit einer Vertragsklausel schwächen. Bewährt ist ein Turnus im Zuge der jährlichen Vertragsdurchsicht, ergänzt um Anlassprüfungen bei Streitzeichen oder bei Änderung der Beteiligungsstruktur.
Für die praktische Vorbereitung von Einberufung und Selbsteinberufung ordnet die Checkliste zum Erstgespräch den Beginn. Für die Beschlussdokumentation nach der Sitzung liefert Beschlussprotokoll als Beweis die Struktur.
Wer die Auswirkungen der Vertragsformen im Gesamtkonzept prüfen möchte, findet in Mehrheitskatalog für Grundsatzentscheidungen die Anbindung an die Mehrheitsordnung.
Nach § 37 Abs 1 GmbHG erreichen die verlangenden Gesellschafter mit ihren Stammeinlagen den zehnten Teil des Stammkapitals oder den im Vertrag hiefür bestimmten geringeren Teil. Der Vertrag kann die Schwelle senken; eine Erhöhung würde das gesetzliche Grundrecht beeinträchtigen.
Nach § 37 Abs 2 GmbHG entsteht das Selbsteinberufungsrecht, wenn den zur Berufung befugten Organen das Verlangen nicht innerhalb vierzehn Tagen nach der Aufforderung entsprochen wird oder solche Organe nicht vorhanden sind. Diese 14-Tage-Frist ist gesetzlich vorgegeben.
Die Selbsteinberufung folgt der Form des § 38 GmbHG, insbesondere der Bekanntmachungsart und der siebentägigen Frist zwischen Absendung und Versammlungstag. Über die Kostentragung durch die Gesellschaft beschließt die Versammlung nach § 37 Abs 2 GmbHG.
Nach § 38 Abs 3 GmbHG können Gesellschafter mit einer Beteiligung von mindestens einem Zehntel oder dem im Vertrag festgelegten geringeren Teil in einer unterzeichneten Eingabe unter Anführung der Gründe verlangen, dass Gegenstände in die kundzumachende Tagesordnung der nächsten Generalversammlung aufgenommen werden. Die Eingabe muss spätestens am dritten Tag nach der Bekanntmachung nach § 38 Abs 1 GmbHG gestellt werden.
Das Einberufungsrecht wirkt vor dem Beschluss und dient dazu, die Versammlung zusammentreten zu lassen. Die Anfechtung nach § 41 GmbHG wirkt nach dem Beschluss und richtet sich gegen einen bereits gefassten Beschluss innerhalb der einmonatigen Frist ab Absendung der Kopie nach § 40 Abs 2 GmbHG.
Gesellschaftsvertrag prüfen und klar gestalten. Vertragsatlas für GmbH, Gesellschafterrechte, Stimmrechte, Exit, Nachfolge und Streitvermeidung.
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