Privatno plaćeni troškovi OG-a: tražiti povrat potrebnih poslovnih izdataka

Ako ortak plati potrebne poslovne troškove OG-a iz vlastitih sredstava, § 110 UGB može biti osnova za povrat. Odredba obuhvata izdatke u poslovima društva koje ortak prema okolnostima smije smatrati potrebnim.

Prema § 110 st 2 UGB društvo mora obračunati kamate na potrošeni novac od trenutka kada je izdatak učinjen. Za buduće izdatke koji su potrebni za obavljanje poslova društva ortak prema § 110 st 3 UGB može tražiti predujam.

Provjera razdvaja privatne izdatke, vlastite gubitke ortaka, predujmove i vrijednosti koje treba predati OG-u. Plaćanje ne postaje poslovni trošak samo zato što je knjiženo na kontu ortaka ili naknadno nazvano troškom.

Poslovni troškovi OG-a: šta vraća § 110 UGB

§ 110 st 1 UGB obavezuje društvo na povrat kada ortak u poslovima društva učini izdatke koje prema okolnostima smije smatrati potrebnim. Pravilo zato polazi od konkretnog zadatka i okolnosti u kojima je izdatak nastao.

Zakonski zahtjev odnosi se na izdatak ortaka. Račun može glasiti na njegovo ime ili neposredno na OG. Važno je da je plaćanje bilo povezano sa poslom društva i da se u trenutku plaćanja moglo smatrati potrebnim. Knjigovodstveni naziv sam po sebi ne odlučuje o tome.

Zakonsko pravo na povrat postoji uz ugovorna pravila o upravljanju. Društveni ugovor može urediti odgovornosti, potrebne saglasnosti i način obračuna. Ta pravila treba čitati zajedno sa § 110 UGB kada ortak vlastitim sredstvima plati nabavku, savjetovanje ili iznos poslovnom partneru.

Kada privatni izdaci mogu biti potrebni za OG

Svaki izdatak treba imati određenu vezu sa poslovanjem OG-a. Važni pokazatelji su razlog, vrijeme, primalac i pitanje da li je izdatak društvu trebao donijeti prepoznatljivu korist. § 110 UGB ne daje osnov za svaki iznos koji ortak plati privatno.

Lični troškovi života, privatne kupovine i plaćanja bez poslovne veze spadaju u drugu kategoriju. Isto važi za dobrovoljne dodatne troškove kada bi poslovna svrha bila ostvarena manjim iznosom. Kod mješovitih računa poslovni dio treba posebno prikazati.

Društveni ugovor, interna pravila ili odluka članova mogu tražiti prethodnu saglasnost. Sam nedostatak saglasnosti ne rješava pitanje povrata. I dalje su važni razvrstavanje prema § 110 st 1 UGB i ugovorena pravila upravljanja. Pregled uprave i zastupanja pomaže pri određivanju odgovornosti.

Koje gubitke ortak može tražiti od OG-a

§ 110 st 1 UGB pominje gubitke uz izdatke. Obuhvaćeni su gubici koje ortak neposredno pretrpi zbog svog upravljanja ili zbog opasnosti koja je sa upravljanjem neodvojivo povezana. Provjera zato obuhvata vlastiti novčani gubitak ortaka i njegovu neposrednu vezu sa upravljanjem.

Opšti gubitak OG-a treba razlikovati. Činjenica da je društvo zaključilo posao sa gubitkom ne pretvara taj iznos automatski u lični zahtjev ortaka prema § 110 UGB. Ni sama vremenska podudarnost nije dovoljna ako se vlastiti gubitak ortaka ne može pokazati.

U spisu treba opisati radnju, povezani rizik, nastanak gubitka i vlastito plaćanje ili opterećenje. Treba navesti i da li je osiguranje, knjiženje na kontu ortaka ili druga naknada već pokrila dio gubitka.

Zašto kamate počinju od trenutka izdatka

Prema § 110 st 2 UGB društvo mora platiti kamate na potrošeni novac od trenutka kada je izdatak učinjen. Zato je važan datum svakog plaćanja. Zbirni obračun bez datuma izdataka otežava obračun i provjeru.

Pravilo o kamatama odnosi se na potrošeni novac. Treba ga razlikovati od učešća u dobiti, naknade za upravljanje i finansiranja OG-a. Zakonski početak kamata takođe ne rješava sva pitanja o kamatnoj stopi ili važećem posebnom dogovoru. To zavisi od ugovora i okolnosti.

U tabeli treba odvojeno navesti glavni iznos, datum plaćanja, primaoca, račun i period kamata. Ako je izdatak djelimično vraćen ili poravnat preko konta ortaka, preostali iznos treba zadržati vlastitu istoriju plaćanja i knjiženja.

Tražiti predujam za buduće troškove OG-a

§ 110 st 3 UGB omogućava ortaku da traži predujam za izdatke koji su potrebni za obavljanje poslova društva. Odredba zato obuhvata budući izdatak i određenu vezu sa zadatkom OG-a.

Prije isplate treba zabilježiti svrhu, očekivani iznos i način kasnijeg obračuna. Paušalni iznos bez svrhe ne pokazuje koji posao društva treba da se finansira. Predujam treba dokumentovati odvojeno od uloga ili zajma ortaka.

Nakon izdatka računi i stvarni tok novca ulaze u obračun. Novac koji ortak primi za vođenje poslova ili koji dobije iz upravljanja može biti obuhvaćen i obavezom predaje prema § 110 st 4 UGB. Pregled provjere društvenog ugovora pokazuje gdje se traže pravila o finansiranju i saglasnosti.

Uskladiti ugovor, odluke i knjiženja OG-a

§ 110 UGB je zakonska osnova za povrat, kamate i predujam. Za konkretnu transakciju treba pregledati društveni ugovor, odluke ortaka, interna pravila i stvarnu podjelu zadataka. Oni mogu pokazati ko je mogao pokrenuti plaćanje i koja dokumentacija je bila predviđena.

Knjigovodstvo treba da pokaže pravni osnov plaćanja. Konto ortaka može sadržati više transakcija, među njima privatne izdatke, predujmove, podizanja i povrate. Za pravnu provjeru te stavke treba ponovo razdvojiti. Preknjižavanje između konta ne zamjenjuje račun ni objašnjenje posla društva.

Tekstovi o formuli otpremnine sa prinosnom i knjigovodstvenom vrijednošću i o agiju kod povećanja kapitala pokazuju u drugim situacijama zašto zahtjeve za plaćanje, kapitalne pozicije i ekonomske vrijednosti treba posebno evidentirati. Izdatak OG-a ipak traži vlastitu provjeru prema § 110 UGB.

Dokazati izdatke računima i pojedinačnim obračunom

Pouzdan obračun počinje jednom stavkom za svako plaćanje. Treba navesti datum, iznos, primaoca, razlog, vezu sa OG-om i dokaz da je ortak platio iznos. Kod mješovitog računa poslovni dio treba biti prepoznatljiv.

Sporazume, e-mailove, narudžbe, dokaze isporuke i knjiženje društva treba sačuvati kada objašnjavaju poslovnu svrhu. Dokumenti treba da prikažu isti slijed: koji posao društva je postojao, ko je postupao, koje plaćanje je izvršeno i koji iznos je još otvoren.

Kontrolna lista za pripremu prvog razgovora pomaže pri sređivanju spisa. Kontrolna lista za provjeru društvenog ugovora pokriva ugovornu stranu. Pojmovnik društvenog ugovora daje kratko objašnjenje osnovnog dokumenta.

Šta ortak mora predati OG-u

§ 110 st 4 UGB obavezuje ortaka da preda sve što primi za vođenje poslova i sve što dobije iz upravljanja. Ta obaveza dopunjava povrat izdataka. Ortak koji primi novac ili vrijednost za društvo treba ih zato držati odvojeno od vlastitog zahtjeva za povrat i od vrijednosti koje pripadaju OG-u.

U praksi se više novčanih tokova može preklopiti. Ortak može primiti predujam, njime platiti račun, a zatim od poslovnog partnera dobiti odobrenje ili uplatu. Obračun treba pokazati šta je potrošeno, šta se vratilo i šta treba predati OG-u.

Predaja nije raspodjela dobiti niti privatno podizanje novca. Ona pripada obračunu upravljanja. Obrnuto, stavku za predaju ne treba prebijati sa zahtjevom za povrat bez provjere da li su u pitanju različiti pravni osnovi ili različiti poslovi društva.

Česta pitanja o privatnim troškovima OG-a

Pismeno i pregledno urediti zahtjev za povrat

Prije zahtjeva za plaćanje podijelite obračun na izdatke, moguće gubitke, kamate i predujmove. Svaka stavka treba navesti osnov prema § 110 UGB, posao društva, datum i još otvoreni iznos. Vrijednosti za predaju treba prikazati u posebnoj koloni.

OG-u treba dostaviti račune i obračun tako da upravljanje može razumjeti tok transakcije. Nejasni zbirni iznosi mogu pomiješati privatne troškove, kapitalna kretanja i poslovne izdatke. Ako je dio već plaćen, obračun treba pokazati preostali iznos.

Za konkretnu provjeru pripremite društveni ugovor, pravila upravljanja, pojedinačne račune, bankovne izvode i ranije obračune. Možemo provjeriti vezu sa poslom društva, uslove prema § 110 UGB i razdvajanje povrata, kamata, predujma i predaje. Ko želi pratiti novosti iz društvenog prava, može se pretplatiti na pravne vijesti BRANDaktuell.