GmbH sa dva člana i jasne uloge prije spora

Austrijska GmbH sa dva člana živi od jasne raspodjele uloga i kontrole. Bez obzira na to da li su članovi u odnosu 50:50 ili u strukturi većine i manjine, sporovi rijetko nastaju samo zbog konkretne teme. Nastaju na pravilima koja društveni ugovor postavlja za odlučivanje, zastupanje, informisanje i naknade. Pouzdan ugovor odvaja vlasništvo, upravu i radni odnos, uređuje kataloge saglasnosti i propisuje kako se odlučuje u izuzetnim situacijama. Samo tako se osnovne odluke, ressortni rad i situacije poput odsustva, smrti ili prodaje mogu dosljedno razdvojiti.

Zašto GmbH sa dva člana traži poseban okvir

GmbH sa dva člana pravno stoji između jednočlanog društva i strukture sa širokim krugom članova. Vrijede iste odredbe GmbHG, ali u praksi ne postoji rezerva. Ako jedan član otpadne, nema treće osobe koja bi presudila. Ako se osnovna odluka blokira, društvo postaje operativno paralisano u vlastitoj strukturi ako ugovor ne predviđa izlaz.

Uloge se skoro uvijek preklapaju. Obje osobe su članovi, često i direktori te nerijetko i zaposlenici ili spoljni saradnici društva. Ta višestruka uloga mijenja ugao gledanja pri svakoj odluci. Član pita za udio i vrijednost, direktor za nadležnost i odgovornost, zaposlenik za platu i upute. Ugovor koji ne razdvaja te razine proizvodi sukob uloga kod svake veće odluke.

Konkretna unutrašnja struktura zavisi od omjera udjela. Kod 50:50 svaka odluka bez posebnog pravila djeluje kao veto. Kod 60:40 većinski član ima prostu većinu po § 39 GmbHG, ali za izmjenu ugovora treba tročetvrtinsku većinu po § 50 GmbHG i tako zavisi od manjinskog člana. Kod odnosa 75:25 većinski član obično ima i tročetvrtinsku većinu, ali mora ozbiljno računati sa pravima manjine na informacije i osporavanje.

Ovaj pregled uređuje ključne gradivne blokove. Za pojedine mehanizme kao što su odlučujući glas ili prozor mirenja postoje zasebni tekstovi. Ovdje se pokazuje kako pojedini blokovi u ugovoru treba da se uklapaju i kojim redoslijedom ih treba pregledati.

Razdvojiti vlasništvo, upravu i radni odnos

Uloga člana temelji se na § 76 GmbHG i pravima iz društvenog ugovora. Uloga direktora slijedi §§ 15 i dalje GmbHG te odluku članova o imenovanju. Odnos rada, bilo kao ugovor o radu direktora, bilo kao klasični radni odnos, poseban je pravni odnos. Jasno razdvajanje daje odgovor koja odluka mijenja koju razinu i koja razina traje ili prestaje kada dođe do razdvajanja.

Imenovanje za direktora vrši se odlukom članova prema § 15 GmbHG. Načelno je opozivo u svako doba. Društveni ugovor može ograničiti tu opozivost ili vezati je za važan razlog. U GmbH sa dva člana pitanje opoziva je osjetljivo. Ako se dopusti prostom većinom, u strukturi 50:50 se pitanje moći premješta u postupak odbijanja. Ako se veže za važan razlog, smanjuje se fleksibilnost u sukobu.

Ugovor o radu direktora je zaseban odnos između društva i direktora. Uređuje naknadu, dodatna davanja, otkazne rokove i zabranu konkurencije. Prestanak imenovanja ne prekida automatski ugovor o radu. Ugovor bi zato trebao urediti kako se dvije razine slažu, na primjer kroz vezne klauzule ili stepenaste otkazne rokove. Kod naknade unutar kruga članova vrijede dodatni zahtjevi za primjerenost i dokumentaciju.

Za konkretnu podjelu poslova između dva direktora tekst o područjima uprave i njihovom usklađivanju sa ugovorom pokazuje tipične tačke. U strukturi sa dva člana korisno je da se ressorti ne žive samo interno, već budu dokumentovani u društvenom ugovoru ili poslovniku. Tako pri opozivu, otpadu ili promjeni udjela ostaje vidljivo koji su poslovi bili jasno raspoređeni.

Zastupanje: samostalno, zajedničko ili mješovito

Vanjsko zastupanje GmbH slijedi § 18 GmbHG. Ako je imenovano više direktora, zastupaju zajedno ako ugovor ne odredi drugačije. Za GmbH sa dva člana i dva direktora izbor između samostalnog i zajedničkog zastupanja jedna je od najvažnijih organizacionih odluka. Oblikuje svakodnevni rad i sigurnosnu strukturu prema bankama, ugovornim partnerima i organima. Pregled o upravi i zastupanju daje osnovnu strukturu.

Samostalno zastupanje olakšava operativni posao. Svaki direktor može zastupati društvo, što pojednostavljuje putovanja, bolesti i rutinske poslove. Otvara i jednostrane mogućnosti koje u pogoršanim odnosima postaju rizik. Zajedničko zastupanje je zaštitničkije, ali traži prisutnost i usaglašavanje. Često je smisleno mješovito rješenje, na primjer samostalno zastupanje uz katalog saglasnosti ili zajedničko zastupanje uz prokuru za tekuće poslove.

Bankovne punomoći i pravo potpisa moraju odgovarati pravilu zastupanja iz registra. Ko sam ima potpisno pravo na računu, a prema registru je samo zajednički ovlašten, stvara protivrječnost koja se u sukobu može tumačiti protiv društva. Tekst o bankovnim punomoćima i pravu potpisa uređuje korake provjere. U unutrašnjem odnosu ugovor može dodatno propisati vrijednosne granice do kojih svaki direktor može djelovati sam.

Posebna pitanja javljaju se kada je samo jedan član ujedno i direktor. Zastupanje tada obično pripada njemu. Drugi član, koji nije u zastupanju, treba kroz ugovor ili poslovnik dobiti prava na informisanje i saglasnost. I otpad jedinog direktora traži izričito pravilo. Bez operativnog zastupanja društvo ne može davati obavezujuće izjave, što u strukturi sa dva člana brzo košta supstance.

Informisanje i izvještavanje između članova

U GmbH sa dva člana razmjena informacija između članova i uprave je posebno osjetljiva. Formalno je skupština centralno mjesto. U praksi mnoga pitanja teku kroz svakodnevni kontakt. Društveni ugovor treba jasno propisati koji izvještaji nastaju redovno, kada se traži vanredna informacija i u kojem obliku se dokumentuju odluke. Bez takvih pravila u sporu se brzo pojavljuju prigovori da su brojke uskraćene ili da su odluke donesene bez druge strane.

Pouzdan informacioni paket sadrži tipično mjesečne ili tromjesečne brojke, poređenje sa planom, napomene o bitnim događajima i stanje otvorenih odluka. Za konkretne blokove tekst o informacionom paketu za manjinske članove daje orijentaciju korisnu i u strukturi 50:50. U strukturi većine i manjine ugovor odlučuje da li manjinski član dobija više od zakonskog minimuma.

Pored tekućih informacija bitni su i povodi za izvještavanje. Veće investicije, novi krediti, kadrovske odluke izvan dogovorenog okvira ili pravni sporovi trebaju biti prijavljeni bez posebne molbe. Ugovor može propisati da uprava u određenom roku informiše ili predloži vanrednu odluku. Za dokumentaciju uputa i većih odluka tekst o uputama upravi nudi dodatne blokove.

U praksi pomažu dvije stvari. Prvo, jedinstven format pripreme brojki koji se ne mora izmišljati pri svakoj promjeni. Drugo, pravilo za slučaj informacionog deficita. Ako izvještaji uprkos podsjećanju ne stižu, ugovor treba jasno propisati je li predviđen formalni zahtjev, provjera od strane vještaka ili drugi korak. Ista klauzula kasnije rasterećuje upravu ako su brojke uredno dostavljene.

Katalog saglasnosti i sukobi interesa

Katalog saglasnosti obuhvata poslove koji zahtijevaju saglasnost članova. U GmbH sa dva člana on je ključni instrument kontrole. Može pokrivati investicije iznad određenog obima, kreditne ugovore, imenovanje ključnih zaposlenika, dugoročne ugovore ili nabavku nekretnina. Tekst o katalogu saglasnosti za investicije i zajmove uređuje tipične kategorije koje se skaliraju prema veličini GmbH.

Kod formulacije je bitna preciznost. Vrijednosne granice se trebaju odnositi na mjerljive veličine kao što su vrijednost pojedinog ugovora, obim investicije ili trajno opterećenje. Vremenski elementi kao trajanje obaveze ili sabiranje više povezanih poslova moraju biti izričito uređeni. Inače se katalog lako zaobiđe dijeljenjem ili odgađanjem efekta. Ugovor može dopustiti naknadno odobrenje i propisati ko pokreće odlučivanje.

Poslovi sa samim sobom, dakle poslovi između GmbH i direktora lično ili sa njim povezanog lica, traže izričitu osnovu. Tekst o poslovima sa samim sobom postavlja zahtjeve. U strukturi sa dva člana takvi poslovi su česti, na primjer zakup, kredit, savjetovanje ili udio u dobavljaču. Ugovor treba propisati koja saglasnost je potrebna, kako izgleda dokumentacija i koji uporedni mjerila važe.

Kada je član lično pogođen, postavlja se pitanje zabrane glasanja. Za određene situacije, kao što su razrješnica ili sporovi GmbH protiv člana, zakon može predvidjeti zabranu glasanja. Ugovor može dodati vlastita pravila za sukobe. U praksi je korisno i pravilo o postupanju kod uzdržavanja, kako pokazuje tekst o uzdržanim glasovima i brojanju većine.

Kvorum, većine i zaštita od blokade

Prema § 39 GmbHG odluke članova se u pravilu donose prostom većinom danih glasova. Za izmjene ugovora § 50 GmbHG predviđa tročetvrtinsku većinu. Ugovor može za određene odluke odrediti više većine. U strukturi 50:50 svako pravilo o prostoj većini bez dodatnog mehanizma vodi u latentnu blokadu jer svako odbijanje dostiže polovinu glasova. I u neravnomjernim strukturama poput 60:40 blokirajuća manjina može biti djelotvorna za kvalifikovane većine.

Ugovor zato treba usko povezati katalog većina sa katalogom saglasnosti. Za katalog osnovnih odluka tekst o katalogu većina pokazuje koje teme uobičajeno prelaze prostu većinu. U GmbH sa dva člana vrijedi za svaki podignuti prag ispitati ko ga realno može dostići. Klauzula koja se ne može dostići ni prostom većinom proizvodi upravo onu blokadu koju je trebala spriječiti.

Kvorum je zaseban element. Ugovor može propisati da postoji tek uz prisustvo oba člana, što ograničava operativni doseg jedne strane. Alternativno može predvidjeti drugu skupštinu sa smanjenim zahtjevima nakon neuspješnog saziva. Takva pravila ponavljanja moraju se slagati sa propisima o sazivu i rokovima ugovora. Pregled prava članova i prava glasa daje okvir.

Za slučaj blokade ugovor može urediti korake eskalacije. Moguć je prozor mirenja, korak medijacije, uključivanje neutralne osobe ili usaglašeni mehanizam zamjene udjela. Univerzalni izlaz iz blokade ne postoji. Tekst o prozoru mirenja i pregled o blokadi i sprječavanju sporova pokazuju koji blokovi zaista odgovaraju i koji u strukturi 50:50 imaju samo ograničen učinak.

Odsustvo, nesposobnost i smrt

Otpad jedinog direktora ili drugog člana dovodi GmbH sa dva člana u posebnu situaciju. Ugovor treba predvidjeti pravila za odmor, bolest, duža putovanja ili akutnu nesposobnost. Moguć je unutrašnji zamjenik, prokura koja se aktivira za kratke periode ili punomoć za pojedina područja. Društvo tako ostaje sposobno za djelovanje, bez trajne promjene stvarne raspodjele uloga.

Kod duže nesposobnosti pojavljuje se pitanje odlučivanja članova. Ono opet ide kroz odlučivanje sa ugovoreno propisanim većinama. Ako je pogođena osoba ujedno član, treba ispitati kako se vrši njeno pravo glasa, na primjer preko opunomoćenika ili na temelju prethodnog rješenja. Ugovor može odrediti rokove u kojima treba biti donesena odluka o zastupanju.

Kod smrti člana važe pravila o nasljeđivanju udjela iz § 76 stav 1 GmbHG. Ugovor može predvidjeti prava preuzimanja, pravila o nastavku ili povlačenju udjela. Za zastupanje nasljednika do korištenja tih prava tekst o zastupanju nasljednika do prava preuzimanja daje orijentaciju. Za strukturisano rješenje bitni su jasna osnova vrednovanja, izvodljivi rok i izričito pravilo za prijelazno razdoblje u kojem nasljednici trebaju odlučivati samo ograničeno.

Prenos, vrednovanje i uređen izlazak

Prenos udjela GmbH je prema § 76 stavu 1 GmbHG načelno moguć. Prema § 76 stavu 2 i prenos među živima i obaveza prenosa traže notarski akt. Ugovor može dodati dalje uslove, prije svega saglasnost društva. Za takvu vinkulaciju § 77 pod zakonskim uslovima uređuje moguću sudsku zamjensku dozvolu i pravo društva da imenuje drugog sticaoca. U GmbH sa dva člana saglasnost je posebno osjetljiva jer novi član mijenja uspostavljenu ravnotežu.

Za određivanje cijene u okviru ugovornog prava preče kupovine ili prava preuzimanja tekst o pravu preče kupovine sa jasnim određivanjem cijene pokazuje ključne blokove. Za vrednovanje kod izlaska ili isključenja odlučujući su izbor između pristupa prinosnoj i imovinskoj vrijednosti te pitanje dana vrednovanja. Bez pravila kod svakog korištenja nastaju novi sporovi koji često daleko odstupaju od stvarnog povoda.

Ugovor treba uređeno obuhvatiti i prijelazno razdoblje između odluke o prenosu i upisa u registar. Prema § 78 GmbHG u odnosu na društvo članom se smatra samo onaj ko je upisan u registar. To pravilo djeluje i na korištenje prava glasa. U GmbH sa dva člana posebno je važno da raspodjela kontrole i odgovornosti u prijelaznoj fazi bude jednoznačna.

Ugovor treba obraditi i mogućnost planiranog izlaska. Za slučaj većinske prodaje ili spoljnog investitora ugovor može predvidjeti pravo suprodaje, pravo suvlačenja ili zajedničku obavezu prodaje. U strukturi 50:50 zajedničko pravilo o sporazumnom unovčavanju posebno je važno jer su obje strane praktično upućene jedna na drugu. Za pripremu kontrolna lista za otpremninu i izlazak daje međukorake.

Održavanje ugovora i povodi za ažuriranje

Društveni ugovor ne stari samo protokom vremena, nego i kroz nove osobe, nova područja poslovanja i promijenjene udjele. U GmbH sa dva člana tipični povodi za održavanje su ulazak ili odlazak direktora, promjena udjela, novi finansijski plan, značajan rast poslovanja ili porodični događaj. I nakon većeg spora vrijedi strukturisano preraditi klauzule koje nisu izdržale u ozbiljnom slučaju.

Za provjeru se pripremaju važeći društveni ugovor sa svim dodacima, izvod iz registra, aktuelne odluke članova i relevantni sporedni dogovori. Dodatno pomažu ugovori o radu direktora, eventualni poslovnik i aktuelni informacioni dokumenti kao što su godišnji obračuni. Samo tako se može ocijeniti da li ugovorna struktura odgovara stvarnoj praksi i koja pravila stvarno djeluju u situaciji sa dva člana.

Provjera bi trebala završiti listom prioriteta koja razlikuje jednostavna pojašnjenja, kraće dodatke i obuhvatniju izmjenu ugovora. Za pripremu kontrolna lista za pripremu izmjene ugovora daje potrebne međukorake. Za prvi pregled može pomoći provjera rizika koja prioritete čini vidljivim, bez zamjene za individualnu provjeru.

Česta pitanja o GmbH sa dva člana