Kako urediti katalog saglasnosti za investicije, zajmove, garancije i sredstva obezbjeđenja u austrijskoj GmbH i uskladiti ga sa pravilnikom rada, budžetom i zastupanjem.
Katalog saglasnosti za investicije i zajmove nabraja poslove koje uprava smije obaviti samo uz prethodnu saglasnost članova ili nadzornog odnosno savjetodavnog tijela. On razdvaja svakodnevni operativni posao od poslova koji su za bilans, likvidnost i odgovornost GmbH strukturno važni. Dobro skrojen katalog izbjegava blokade u svakodnevnom radu i daje jasne smjernice za teme koje zaista nose posljedice. Katalog djeluje unutar društva. On upravu obavezuje da određene poslove interno iznese na odluku, ali ne poništava automatski ugovor zaključen sa trećim licem.
Odaberite trenutni povod i glavnu tačku trenja. Rezultat pokazuje gdje klauzulu treba prvo urediti.
Već znate da želite poslati upit? Idite direktno na obrazac za upit.
Katalog saglasnosti određuje koje poslove uprava ne smije donositi sama. On je usmjeren na direktore kao adresate i propisuje da se određeni koraci mogu preduzeti samo uz prethodnu saglasnost odluke članova ili nadzornog odnosno savjetodavnog tijela. U tom smislu on pripada unutrašnjem uređenju GmbH i nije pravilo o osnovnim odlukama koje mogu donijeti samo članovi.
Od kataloga veta razlikuje se po adresatu i pravcu djelovanja. Veto ovlaštenja su pozicije pojedinih članova ili grupa članova koje mogu spriječiti određene odluke. Katalog saglasnosti, naprotiv, upravi stvara obavezu podnošenja neovisno od toga kako su većina ili jednoglasnost potom uređene na nivou skupštine. Oba sloja mogu postojati uporedo i moraju se međusobno uskladiti.
Katalog se razlikuje i od kataloga većina za osnovne odluke. Osnovne odluke pogađaju postojanje ili strukturu društva, kao što su izmjene ugovora, statusne promjene ili raspuštanje. Katalog saglasnosti, s druge strane, obrađuje tekuće poslove uprave. Tekst o katalogu većina za osnovne odluke preciznije razrađuje granicu.
Širi kontekst nudi stranica oblasti o upravi i zastupanju. Ona objašnjava kako katalog, pravilnik rada i ovlaštenje za zastupanje sarađuju. Pojmovnik prava glasa zaokružuje nivo na kome se saglasnost stvarno donosi.
Prema § 20 stav 1 GmbHG direktori su dužni poštovati ograničenja utvrđena društvenim ugovorom ili odlukom članova. Ta obaveza djeluje u unutrašnjem odnosu između društva i direktora. Kršenje predstavlja povredu dužnosti obavljanja poslova uprave i može aktivirati odgovornost i razloge za opoziv.
Za vanjsku stranu važi § 20 stav 2 GmbHG. Ograničenje ovlaštenja za zastupanje direktora prema trećim licima nema pravno dejstvo. Ako se posao koji je zahtijevao saglasnost zaključi bez nje sa trećim licem, taj posao je u načelu ipak punovažan. Katalog ne stvara automatski ništavost ili poništivost prema ugovornom partneru.
Ugovor stoga treba jasno prikazati dva nivoa. Prvo, unutrašnje dejstvo sa polaganjem računa, odgovornošću i mogućim opozivom. Drugo, pojašnjenje da to ne dira automatski u punovažnost prema trećima. Samo tako klauzula ne stvara pogrešan utisak da može otkloniti svaki posao sa trećim licem. Opće granice građanskog prava o zloupotrebi ovlaštenja za zastupanje ostaju.
Praktična posljedica pokazuje se u slučajevima sumnje na zloupotrebu. I ako je posao vani punovažan, društvo može interno tražiti naknadu štete od uprave i donijeti odluku o opozivu. Tekst o uputama upravi pokazuje kako se pravo davanja uputa uklapa u katalog.
Srž kataloga su pragovi. Oni određuju veličinu od koje se posao mora podnijeti na saglasnost. Pravi nivo kalibriše se prema bilansu, prihodu, kapitalu ili rezervi likvidnosti GmbH. Univerzalne brojke nema. Ugovor treba imenovati referentnu veličinu i uz to propisati da li se prag odnosi na pojedinačan slučaj, na godišnji zbir ili na kliznu period.
Katalog bez pravila zbrajanja često se zaobilazi dijeljenjem. Investicija se rasporedi na više ugovora tako da svaki pojedinačni korak ostane ispod praga. Ugovor stoga treba sadržavati klauzulu zbrajanja koja povezane poslove ili poslove unutar klizne periode uzima kao jedan. Okvirne ugovore i ponavljajuće ugovore o uslugama treba izričito urediti.
Vezivanje uz godišnji budžet je drugi važan element. Ako budžet donosu članovi, za poslove unutar budžetske pozicije može važiti unaprijed data saglasnost. Ugovor treba precizno opisati koje pozicije spadaju pod tu unaprijednu saglasnost i od kog odstupanja je potrebno posebno podnošenje. Bez te veze svaka budžetirana investicija ponovo pada u katalog i kašnjenja u svakodnevici su unaprijed programirana.
Bitna odstupanja od budžeta trebaju biti opisana jasnim procentom ili apsolutnim dodatnim iznosom. Uz to pomaže obaveza uprave da izvještava članove ili savjetodavno tijelo, kako bi trendovi odstupanja bili rano vidljivi. Tekst o pravu veta na budžet, kredit i nekretnine pokazuje vezu sa blokirajućim pozicijama pojedinih članova.
Investicije treba razgraničiti prema vrsti imovine. Materijalna sredstva kao što su mašine, vozila i oprema opravdavaju pragove po stavci i po godini. Nematerijalne vrijednosti kao što su softver, žigovi ili licence treba obraditi zasebno, jer je njihovo vrednovanje teže hvatljivo. Sticanje udjela u drugim društvima zaslužuje vlastiti red, jer proširuje krug konsolidacije i uobičajeno pokreće daljnje strukturne obaveze saglasnosti.
Uzimanje zajmova treba strukturirati na tekući, srednjoročni i dugoročni. Za tekuće kredite po tekućem računu razumno je predvidjeti trajno oslobođenje do definisane linije, kako bi upravljanje likvidnošću ostalo funkcionalno. Srednjoročna i dugoročna uzimanja i svako proširenje kreditne linije iznad praga ostaju predmet saglasnosti. Davanje zajmova od strane GmbH trećim licima tema je za sebe. Kada su primaoci članovi ili povezana lica, pojavljuju se pitanja održanja kapitala prema § 82 GmbHG.
Garancije, jemstva, izjave o održavanju kapitala i sredstva obezbjeđenja treba obraditi grupisano zbog njihovog potencijala nastanka gubitka. I skriveni instrumenti obezbjeđenja kao što su prodajne opcije uz obavezu ponovnog otkupa ili izjave o oslobođenju obaveza pripadaju u katalog. Katalog treba izričito navesti da uspostavljanje obezbjeđenja na imovini GmbH u korist trećih lica u načelu zahtijeva saglasnost.
Za praksu je koristan aneks uz ugovor koji navodi tipične skupine slučajeva i unaprijed razvrstava sporne slučajeve. Kontrolna lista za pravo glasa i većine osigurava da naknadno donošenje odluke stoji na pouzdanoj osnovi. Bez takvog uređenja unaprijed svaki novi predmet postaje slučaj tumačenja.
Poslovi sa članovima ili sa njima povezanim licima trebaju se podnositi nezavisno od pragova. Osjetljivi su na pitanja održanja kapitala prema § 82 GmbHG, na porezna pravila o transfernim cijenama i na procjenu mogućih prikrivenih raspodjela. Katalog treba te slučajeve grupisati u posebnom odjeljku i dodati obavezu izvještavanja o cijeni, uporedivoj cijeni i strukturi ugovora.
Kod samog donošenja odluke treba provjeriti da li i u kojoj mjeri djeluju zabrane glasanja. Ako se saglasnost tiče posla sa članom, primjenjuju se granice sklapanja poslova sa samim sobom. Ugovor treba opisati kako u tim slučajevima praktično teče donošenje odluke, kako saglasnost ne bi pala na formalnim pitanjima.
Uz katalog visi i ugovor o radu direktora. Promjene naknade, bonusi, penziona obećanja i sporazumi uz ugovor spadaju u nivo saglasnosti. Ko ugovor ostavi bez te veze, redovno doživljava da se osjetljive prilagodbe vrše bez čiste odluke kao osnove. Katalog te teme prikazuje kao poseban red i upućuje na nivo nadležan za potpis.
Sadržajna bliskost sa pravilnikom rada je značajna. Tamo gdje ugovor katalog vodi u širokim potezima, pravilnik rada može urediti detalje kao što su forma zahtjeva, rokovi i obaveze izvještavanja. Tekst o pravilniku rada uz društveni ugovor uređuje to preplitanje.
Nijedan katalog ne radi bez rute za hitnost. Bez nje se klauzula ili zaobilazi ili u odlučujućem trenutku blokira posao. Provedivo pravilo definiše kada postoji hitnost, ko utvrđuje hitnost, u kojoj formi uprava odmah obavještava članove i koji naknadni izvještaj slijedi u kom roku. Time izuzetak postaje kontrolisan, a saglasnost sadržajno nije obesnažena.
Obaveze izvještavanja prate katalog. Za svaki podneseni predmet treba predvidjeti standardizovan predložak odluke sa činjenicama, alternativama, finansijskim uticajem i interesnom situacijom. Samo na toj osnovi članovi ili savjetodavno tijelo mogu ozbiljno odlučiti. Za ponavljajuće teme kao što su kreditne linije isplati se ugraditi fiksni ritam izvještavanja.
Dokumentovanje saglasnosti treba biti jasno vidljivo u zapisniku odluke. Datum, zahtjev, rezultat glasanja, uslovi i eventualni prigovori pojedinih članova pripadaju u zapisnik. U kasnijim unutrašnjim sporovima ta dokumentacija je centralni izvor dokaza. Bez urednog zapisnika uprava ne može ni dobiti razrješenje ni pouzdano odbraniti od zahtjeva za odgovornošću.
Za rješavanje sukoba pomaže pravilo eskalacije. Ako saglasnost izostane, ugovor treba jasno odrediti kako se predmet dalje vodi. Mogući su odgoda, upućivanje savjetodavnom tijelu, korak medijacije ili zahtjev skupštini. Bez pravila eskalacije nastaju sive zone u kojima uprava faktički mora odlučivati sama.
Moderan katalog seže i u kontrolisane zavisne kompanije. Formalno katalog obavezuje samo upravu same GmbH. Za kontrolisane zavisne kompanije upravljanje se preslikava preko pozicije člana. Za poslove koji su tamo relevantni katalog treba predvidjeti strukturu uputa predstavniku matične kompanije u tijelu zavisne kompanije, kako bi saglasnost članova majke stvarno dopirala do baze.
Za zavisne kompanije sa manjinskim članovima važe dodatne granice. Upute ne smiju nadglasati obaveze uprave zavisne kompanije prema trećima i ne smiju nanijeti nedopuštene štete na štetu zavisne kompanije. Klauzula ne treba te granice prikrivati formulacijama koje sugerišu potpunu kontrolu kroz sve nivoe.
Katalog spada redovno na sto. Preporučuje se provjera u ritmu planiranja budžeta, najmanje svake dvije godine. Kriteriji provjere su promijenjena veličina bilansa, nova polja poslovanja, promijenjena struktura finansiranja i iskustva iz konkretnih predmeta saglasnosti. Bez tog održavanja pragovi i skupine slučajeva stare brže nego što katalog uspije izgraditi povjerenje.
Kod izmjena ugovora u okruženju kataloga treba paralelno pregledati pravilnik rada, finansijske kovenante i ugovor o radu direktora. Tako katalog saglasnosti ne stoji izolovano, već ostaje ugrađen u dosljedan skup pravila GmbH.
Za rad na održivom katalogu kancelariji su potrebni aktuelni društveni ugovor sa svim dodacima, postojeći pravilnici rada, ugovor o radu direktora, aktuelni godišnji budžet, aktuelni godišnji finansijski izvještaji i izvod iz registra. Sliku upotpunjavaju ugovori o finansiranju sa kovenantima, pregled postojećih garancija i sredstava obezbjeđenja i lista tekućih investicionih projekata.
Na toj osnovi kancelarija izrađuje nacrt kataloga koji objedinjuje pragove, pravila zbrajanja, vezivanje uz budžet, ureduje hitne slučajeve, obaveze izvještavanja i dokumentaciju. Trening prolazak kroz posljednjih šest do dvanaest mjeseci stvarnih predmeta pokazuje da li katalog čisto pogađa tipične slučajeve ili su pojedini pragovi previše uski odnosno preširoki.
Na kraju stoji usklađen skup pravila: katalog u ugovoru, pravilnik rada i predložak odluke za podnošenje. Za dalji put pomažu kontrolna lista za pripremu izmjene i stranica oblasti o pravima članova i pravu glasa, kako bi naknadno donošenje odluke stajalo na sigurnoj osnovi.
Prema § 20 stav 2 GmbHG ograničenje ovlaštenja za zastupanje u načelu nema pravno dejstvo prema trećim licima. Posao zaključen bez interno tražene saglasnosti prema tome ostaje vani u načelu punovažan. Interno može ipak aktivirati odgovornost i razloge za opoziv.
Treba ih kalibrisati prema veličini bilansa, dobiti i likvidnosti GmbH. Fiksni brojevi bez te kalibracije daju samo prividnu sigurnost. Uz to jednokratne i ponavljajuće poslove treba posmatrati odvojeno.
Budžet koji su usvojili članovi može djelovati kao unaprijed data saglasnost za poslove pokrivene budžetom. Ugovor treba izričito opisati doseg i granice te unaprijedne saglasnosti kao i postupanje sa bitnim odstupanjima.
Da. Zbog pitanja održanja kapitala i mogućih prikrivenih raspodjela oni su posebno osjetljivi. Neovisno od pragova trebaju biti predmet obaveze podnošenja i posebno dokumentovani.
Pregled u ritmu planiranja budžeta se dobro pokazuje, najmanje svake dvije godine. Vanredni pregled opravdavaju bitne promjene u veličini bilansa, poljima poslovanja ili strukturi finansiranja.
Provjera i jasno uređenje društvenog ugovora za GmbH u Austriji.
Kontakt