Klauzula povjerljivosti za podatke članova i poslovne tajne

Članovima su potrebne informacije da bi mogli ocijeniti godišnji obračun, rad uprave i važne odluke društva. Isti dokumenti mogu sadržavati cijene za kupce, kalkulacije, tehničko znanje ili lične podatke. Klauzula povjerljivosti zato mora spojiti dva cilja: omogućiti opravdan pristup i spriječiti zloupotrebu. Opća zabrana ne rješava taj sukob. Potrebne su jasne vrste informacija, sigurni načini pristupa i posljedice koje odgovaraju stvarnoj povredi.

Uskladiti pravo na informacije i povjerljivost

Član 22 stav 2 austrijskog GmbHG daje članovima zakonsko pravo uvida u vezi s godišnjim finansijskim izvještajem. Austrijski Vrhovni sud priznaje i opće pravo na informacije koje omogućava pravilno vršenje prava kontrole, upravljanja i drugih članskih prava. Društveni ugovor zato ne bi smio prepustiti svaki zahtjev za informacijama neograničenoj odluci uprave.

S druge strane, član ne smije koristiti primljene informacije kako želi. Austrijski Vrhovni sud iz društvene dužnosti lojalnosti izvodi obavezu poštovanja interesa GmbH da njeni interni podaci ostanu povjerljivi. Povreda može dovesti do zahtjeva za zabranu i naknadu štete i bez posebne ugovorne klauzule. Ako klauzula stvara i zasebnu ugovornu obavezu, zahtjev za naknadu štete pretpostavlja pripisivu povredu i štetu koja je time prouzrokovana. Dobro pravilo zato uređuje dopuštenu svrhu, primaoce, tehnički pristup i postupanje s informacijama nakon izlaska člana.

Polazište su prava članova i pravo glasa. Povjerljivost nije posebno ovlaštenje kojim se može odbiti svaki zahtjev. Ona štiti način postupanja s informacijama koje su dostupne na osnovu članstva u društvu.

Povjerljiva informacija nije uvijek poslovna tajna

Član 26b austrijskog UWG postavlja tri uslova za poslovnu tajnu. Informacija ne smije biti općenito poznata ili lako dostupna. Mora imati komercijalnu vrijednost zato što je tajna. Također mora biti zaštićena mjerama povjerljivosti koje su primjerene okolnostima. Sama oznaka povjerljivo nije dovoljna ako se cjenici slobodno šalju, prava pristupa nikad ne ukidaju ili se osjetljivi dokumenti čuvaju u nezaštićenoj zajedničkoj mapi.

Primjeri mogu biti detaljne kalkulacije, uslovi za kupce, nabavne cijene, tehnički postupci, planovi proizvoda, prodajna strategija, budžetske pretpostavke i još neobjavljene transakcije. Da li je određena informacija zaštićena zavisi od sadržaja i stvarno primijenjenih mjera. Društveni ugovor može odrediti kategorije i omogućiti njihovu izmjenu dokumentovanom odlukom.

Podaci o članovima čine posebnu grupu. Imena i udjeli mogu već biti vidljivi u javnim registrima. Privatni kontaktni podaci, brojevi računa, porezni dokumenti, porodični podaci, uzorci potpisa i prepiska time ne postaju slobodni za svaku upotrebu. Jedan dokument može istovremeno sadržavati lične podatke i poslovne tajne. Takav skup zahtijeva različita pravila pristupa, a ne samo jednu oznaku povjerljivosti.

Šta klauzula povjerljivosti treba urediti

1. Predmet zaštite: Klauzula treba odrediti vrste informacija i navesti korisne primjere. Treba izuzeti javne informacije, podatke zakonito primljene od treće osobe i samostalno razvijeno znanje. Neograničena zbirna formulacija ne daje dovoljno sigurnosti.

2. Dopuštena upotreba: Članu mogu biti potrebne informacije radi vršenja članskih prava, pripreme odluka i ostvarivanja prava iz odnosa s društvom. Upotreba za konkurentsko preduzeće, privatne pregovore ili pridobijanje kupaca GmbH može se zabraniti.

3. Dopušteni primaoci: Advokati, porezni savjetnici, revizori ili finansijeri mogu trebati informacije za opravdanu svrhu. Klauzula treba odrediti taj krug i zahtijevati jednaku povjerljivost. Ako vanjski primalac treba biti neposredno obavezan prema GmbH, prije pristupa treba dati odgovarajuću zasebnu izjavu. Sporazum sklopljen samo između članova ne obavezuje automatski treću osobu.

4. Dostava i sigurnost: Primjerene mjere su imenovani korisnički računi, prijava u dva koraka, stepenovana prava pristupa mapama, vodeni žigovi i evidencija pristupa. Posebno osjetljivi dokumenti mogu biti dostupni samo na uvid. Kopiranje se može ograničiti ako za to postoji objektivan razlog.

5. Trajanje i vraćanje: Obaveza ne treba automatski prestati prodajom udjela. Za pravu poslovnu tajnu može trajati dok su ispunjeni zakonski uslovi zaštite. Za druge povjerljive informacije treba odrediti razumno trajanje i pravila o vraćanju, brisanju i sigurnosnim kopijama.

6. Posljedice: Zahtjev za zabranu, uklanjanje posljedica i naknada štete ne bi trebali nestati zbog nejasnog paušala. Ugovorna kazna nije isto što i zahtjev za naknadu štete i treba odgovarati mogućoj povredi. Ugovor treba urediti može li se i u kojem obimu tražiti šteta koja prelazi ugovornu kaznu.

Stepenovani pristup smanjuje nepotrebne sporove

Mnogi sporovi ne nastaju zbog samog prava na informacije, nego zbog pogrešnog izbora između potpunog izvoza podataka i potpunog odbijanja. Između toga postoje praktična rješenja. GmbH može prvo dati strukturiran izvještaj. Dokazi, pojedinačni ugovori ili izvorni podaci mogu uslijediti ako su potrebni za provjeru. Posebno osjetljivi detalji mogu se pregledati u zaštićenom prostoru za dokumente ili u prostorijama društva.

Stepenovani model ipak mora ispuniti opravdanu svrhu informisanja. Jako objedinjeni iznosi mogu biti nedovoljni ako član treba provjeriti konkretnu mjeru uprave. S druge strane, potpuni izvoz svih podataka o kupcima nije potreban ako anonimizirani ili objedinjeni podaci odgovaraju na pitanje o planiranoj odluci.

Postupak treba dokumentovati. Zahtjev, dostavljeni dokumenti, razlog ograničenja, dozvoljeni primaoci i dodatna pitanja trebaju biti zabilježeni. Uredan zapisnik o odluci članova kasnije pokazuje kakav je pristup odobren i koje su zaštitne mjere dogovorene.

Posebne mjere kada je član istovremeno konkurent

Konkurentski odnos ne opravdava automatski uskraćivanje svih informacija. Prema austrijskoj sudskoj praksi GmbH mora konkretno objasniti opasnost i značaj određenih dokumenata za konkurenciju. Ako postoji samo opća bojazan, treba provjeriti može li uži pristup ipak ostvariti opravdanu svrhu.

Posebno su osjetljive aktuelne pojedinačne cijene, neobjavljeni uslovi, prepoznatljive liste kupaca, strategija nabavke i detaljne prognoze. Stariji ili objedinjeni podaci mogu biti znatno manje osjetljivi. Procjena ipak zavisi od tržišta, stepena detalja i planirane upotrebe.

Austrijski Vrhovni sud je u odluci 6 Ob 165/21i potvrdio mogućnost uključivanja stručnih osoba kao što su advokati, revizori ili porezni savjetnici. Takav model može biti primjeren. Stručna osoba pregleda dokumente i saopćava samo ono što je potrebno za društvenu svrhu. U odluci 6 Ob 89/16f sud je, međutim, izričito ostavio otvorenim da li ugovor sa zaštitnim dejstvom u korist GmbH sam po sebi čini stručnu osobu neposredno odgovornom prema društvu. Neposredna izjava o povjerljivosti data GmbH stvara veću jasnoću.

Lični podaci članova zahtijevaju posebnu provjeru

Opća uredba o zaštiti podataka štiti lične podatke fizičkih osoba. Podaci koji se odnose samo na GmbH ne potpadaju pod tu uredbu samo zato što su povjerljivi. Ako dokumenti otkrivaju podatke o članovima, zaposlenima, kupcima ili drugim fizičkim osobama, GmbH treba valjan pravni osnov i određenu svrhu za otkrivanje i daljnju obradu. Pravo člana na informacije dio je te procjene, ali je ne zamjenjuje. Klauzula povjerljivosti sama po sebi ne daje dozvolu za obradu ličnih podataka.

Društvo prvo treba utvrditi koji su podaci potrebni za konkretno pitanje člana. Nepotrebni privatni kontakti, brojevi računa ili porodični podaci mogu se zacrniti. Ako su identitet ili pojedinačni iznos bitni za kontrolu, anonimizacija ne smije uništiti svrhu provjere. Odluku zato treba donijeti za određeni skup dokumenata.

Važna je i sigurnost prijenosa. Nešifrirane grupne poruke rijetko odgovaraju osjetljivim podacima članova. Pristup prema ulozi, kratko vrijeme dostupnosti i evidentirano preuzimanje pružaju bolju zaštitu. Društvu je potreban i interni postupak za procjenu povrede podataka, ograničavanje posljedica i potrebnu prijavu.

Uskladiti društveni ugovor i sporedne dogovore

Pravilo o povjerljivosti rijetko stoji samo. Društveni ugovor, sporazum članova, poslovnik uprave, ugovor direktora, ugovori o radu, finansijski dokumenti i posebni sporazumi o povjerljivosti mogu imati različite definicije ili posljedice. Protivrječnosti se često pokažu tek kada neko traži informacije ili izlazi iz društva.

Provjera društvenog ugovora zato treba uključiti pregled svih povezanih dokumenata. Iz njega se vidi ko dobija pristup po kojem pravnom osnovu, koja obaveza traje nakon izlaska i koji dokument ima prednost kod razlike. Prema § 49 GmbHG, izmjena društvenog ugovora zahtijeva odluku članova, notarsku ovjeru te odluke i upis u registar društava. Sporedni dogovor ne obavezuje automatski GmbH, vanjske primaoce ili budućeg sticaoca udjela.

Kod prenosa udjela pristup podacima treba podijeliti u faze. Potencijalnom kupcu prije potpisa trebaju druge informacije nego novom članu nakon zaključenja prenosa. Prava pristupa, obaveza brisanja i daljnje važenje ranijeg sporazuma o povjerljivosti trebaju biti dio plana primopredaje.

Prvi koraci nakon neovlaštenog otkrivanja

Najprije treba utvrditi stvarni obim. Koja datoteka je pregledana ili otkrivena? Ko je imao pristup? Da li je sadržavala poslovnu tajnu, lične podatke ili već javne informacije? Treba sačuvati evidenciju pristupa, poruke i dostupne verzije datoteka. Daljnja prava se mogu ograničiti na ono što je još potrebno.

Zatim se provjeravaju pravni osnov i hitnost reakcije. Povreda društvene obaveze povjerljivosti može dovesti do zahtjeva za zabranu i naknadu štete. Za poslovne tajne mogu se primijeniti i članovi 26a i dalje austrijskog UWG. Član 26c posebno obuhvata korištenje ili otkrivanje protivno sporazumu o povjerljivosti. Informacija ipak mora ispuniti zakonsku definiciju poslovne tajne.

Nije svako otkrivanje nezakonito. Otkrivanje propisano zakonom, zaštita priznatog opravdanog interesa i određene prijave nezakonitog ponašanja mogu biti dopušteni. Klauzula treba uzeti u obzir takve slučajeve. Može predvidjeti uredan kanal za prijavu i istovremeno sačuvati obavezna zakonska prava.

Dokumenti potrebni za pouzdanu provjeru klauzule

Za provjeru su potrebni važeći društveni ugovor, svi dodaci, sporazum članova, poslovnici i postojeći sporazumi o povjerljivosti. Korisni su i uobičajeni paketi informacija za članove, zapisnici odluka, pravila o ulogama i pristupu te primjeri posebno osjetljivih dokumenata.

Kod tekućeg spora važni su konkretan zahtjev za informacijama, odgovor GmbH, navedena svrha i dokazi o konkurentskom odnosu. Kod sumnje na povredu pomažu evidencija pristupa, dokazi slanja, lista primalaca i dokumentovane zaštitne mjere. Oni pokazuju nalazi li se slabost u klauzuli, postupku pristupa ili stvarnoj primjeni.

Cilj nije najduža moguća zabrana. Društvu treba sistem koji radi u svakodnevnom poslovanju: jasne klase zaštite, provjerljive dozvole, sigurna tehnika i reakcija koja odgovara težini povrede.

Česta pitanja o povjerljivosti u GmbH