Nova verzija ugovora umjesto skupljanja pojedinačnih dodataka

Kada je društveni ugovor GmbH tokom godina narastao kroz niz pojedinačnih dodataka, svaka nova izmjena postaje riskantnija. Starije verzije upućuju na paragrafe koji u istom obliku više ne postoje. Nove klauzule prekrivaju stare, ali ih izričito ne stavljaju van snage. Za članove, upravu i registar sudova trenutno stanje se može čitati samo držeći više dokumenata jedan pored drugog. Nova verzija ugovora objedinjuje aktuelno stanje u jedan tekst i daje pouzdanu osnovu za sljedeći krug odluka. Ona ne zamjenjuje svaki izolovani dodatak, ali je često čistiji put.

Kada je nova verzija bolji izbor od još jednog dodatka

Pitanje se obično pojavljuje kada je sljedeći dodatak već pred vratima. Ako je posljednji dodatak stariji od četiri ili pet godina i ako su se u međuvremenu struktura članova, uprava ili finansiranje bitno promijenili, konsolidacija je najčešće mirniji put. Pojedinačni dodatak mijenja tekst koji samo mali krug ljudi nosi u glavi. Nova verzija daje dokument koji ponovo jasno prikazuje aktuelni poredak.

U praksi tri situacije obično opravdavaju konsolidaciju. Prvo, niz dodataka na istu temu, na primjer uzastopno fino podešavanje prava preuzimanja ili saglasnosti. Drugo, veći projekat na horizontu, jer novi član, investitor ili nasljednik očekuje čist tekst. Treće, sve veći raskorak između verzije u registru i prakse koja se u društvu stvarno živi, koji se jednom odlukom treba vratiti u istu liniju.

Odluka nije samo pravna. Troškovi notarskog akta i savjetovanja, vrijeme potrebno za odluku i spremnost svih članova da ponovno otvore cijeli tekst također imaju svoju težinu. Kancelarija obrađuje prednosti i mane i dokumentuje odluku tako da ostane provjerljiva kasnije. Često se pokaže da objedinjena izmjena zahtijeva manje ukupnog rada nego treći mali dodatak u kratkom periodu.

Pregled polazišta nalazi se na stranici oblasti o provjeri ugovora. Ko već zna da će odluku pripremati, oslanja se dodatno na kontrolnu listu za pripremu izmjene.

Inventar, kontrola verzija i usklađivanje sa registrom

Rad počinje inventarom. On sakuplja svaku važeću verziju, svaku odluku o izmjeni sa notarskom potvrdom i pripadajuće dokumente. Prema §§ 49 i 50 GmbHG izmjena zahtijeva odluku članova, načelno tročetvrtinsku većinu i notarsku potvrdu odluke. Prema § 49 stavu 2 GmbHG izmjena pravno djeluje tek upisom u registar.

Stanje registra se povlači uporedo. Tekst ugovora uložen u registar je referentna verzija sa kojom se svaka kasnija nova verzija upoređuje. Ako su od posljednjeg upisa u registar donesene odluke koje još nisu prijavljene, prvo se rješava taj zaostatak. Tek onda se ozbiljno može procijeniti šta stvarno nedostaje i koje su starije klauzule već zamijenjene kasnijim odlukama.

Za kontrolu verzija pomaže hronologija. Ona navodi svaku verziju sa datumom, brojem odluke i notarskim aktom te označava koje su klauzule mijenjane, dodavane ili brisane. Tako nastaje lanac po kojem se kasnije svaka formulacija može pratiti unazad. U sporu oko tumačenja ili važenja klauzule takva hronologija štedi mnogo vremena.

Nije rijetkost da inventar otkrije ranije odluke koje su tekst trebale mijenjati sadržajno, ali nisu unesene u notarsku formu. Takve izmjene nisu proizvele pravno dejstvo. One ne nestaju automatski novom verzijom. Naprotiv, moraju se u novoj odluci izričito preuzeti i, ako i dalje trebaju važiti, ponovo donijeti u propisanoj formi.

Protivrječnosti, mrtve klauzule i međusobne zavisnosti

Protivrječnosti se rijetko pojavljuju otvoreno. Češće se pravila o pravu glasa, prenosu udjela, upravi i izlasku prekrivaju u finim detaljima. Nova saglasnost zadire u katalog izvornog ugovora i oslanja se pri tome na stariju definiciju koju je izmijenio kasniji dodatak. Takve lance je teško čitati kada je aktuelni ugovor samo skup dokumenata.

Mrtve klauzule su drugi tipičan obrazac. One su nekada bile skrojene za konkretnu situaciju koja danas više ne postoji: za člana koji je izašao, za finansiranje koje je otplaćeno ili za završenu početnu fazu. Bez nove verzije one ostaju u tekstu i u sporu se ipak pozivaju. Objedinjeno stavljanje van snage obično je iskreniji put nego pokušaj da se svaka mrtva klauzula pojedinačno prećuti.

Za analizu zavisnosti dobro se pokazala matrica. Ona po kolonama razvrstava grupe klauzula: pravo glasa, prenos udjela, uprava, raspodjela i izlazak, a red po red označava iz koje verzije potiču pojedine definicije i reference. Gdje dva reda upiru na istu definiciju, tu je tačka loma. Gdje red upire na obrisanu klauzulu, tu je mrtva referenca.

Kontrolna lista za provjeru ugovora navodi tačke koje zaslužuju posebnu pažnju. Uz nju pomaže tekst o provjeri kod rastućeg kruga članova, ako se uporedo uvode novi članovi.

Odluka, notarski akt i upis u registar

Nova verzija je pravno izmjena društvenog ugovora. § 49 GmbHG zahtijeva odluku članova i njenu notarsku potvrdu. § 50 GmbHG načelno zahtijeva tri četvrtine datih glasova, dok određene izmjene pokreću dodatne uslove. Postojeći ugovor može propisati i viši prag. Sve nivoe treba povezati prije izrade odluke.

U praksi se novi tekst prilaže notarski potvrđenoj odluci i u njoj se navodi u cijelosti. Odluka određuje koje ranije verzije i dodatke zamjenjuje nova verzija kada upis počne djelovati. Tako nema sumnje koji potpuni tekst važi nakon upisa u registar.

Prema § 51 GmbHG svi direktori prijavljuju izmjenu registru. Uz prijavu se dostavljaju notarski potvrđena odluka o izmjeni, dokaz da je valjano donesena i potpuni tekst sa notarskom potvrdom da su izmijenjene i neizmijenjene odredbe pravilno objedinjene. Tehničku predaju često vodi notar. Nova verzija pravno djeluje tek upisom.

Slijed koraka treba usko koordinirati između kancelarije, notara i uprave. Datum odluke, notarska ovjera i prijava u registar tempira se tako da između koraka ne nastane međuverzija koja bi za treće lica djelovala kao još jedno otvoreno gradilište.

Prelazna pravila i uklapanje sa sporednim dogovorima

Nova verzija treba jasna prelazna pravila. Odluka utvrđuje trenutak od kojeg se primjenjuje novi tekst i način postupanja sa tekućim predmetima. Tekuće preuzimanje udjela, već započeti prenos udjela ili već sazvana skupština ne bi trebalo da nova verzija preinači usred postupka. Tekst prelaznog pravila svjesno pripada u odluku, a ne samo u ugovor.

Ključno je uklapanje sa sporednim dogovorima. Sporazumi članova, pravila rada uprave, ugovori o zajmovima članova i finansijski kovenanti često upućuju na konkretne brojeve paragrafa iz starog teksta. Ako se numeracija u novom tekstu promijeni, ta upućivanja gube cilj. Nova verzija treba ili sačuvati staru numeraciju ili istovremeno prilagoditi sporedne dogovore.

Za sadržajno usklađivanje pomaže tekst o pravilniku rada uz društveni ugovor. Paralelno sa finansijskim kovenantima treba provjeriti da li novi tekst sadrži pragove saglasnosti, granice raspodjele ili obaveze izvještavanja koje bi se mogle sudariti sa postojećim kreditima.

Kod društava sa investitorima ili sa vanjskim finansijerima sama nova verzija predstavlja događaj koji zahtijeva saglasnost. Takve saglasnosti se prikupljaju prije ovjere i evidentiraju u zapisniku odluke. Bez te pripreme nova verzija može pasti na sporednom dogovoru, iako je korporativni put formalno u redu.

Kontrolisan proces praćenog teksta i čiste verzije

Praktična srž nove verzije je poređenje tekstova. Iz starog teksta, svih dodataka i zapisnika odluka nastaje konsolidovana uporedna verzija. Ona liniju po liniju pokazuje šta je obrisano, šta je dodano i iz koje verzije potiče koji jezik. Ta praćena verzija služi kao radni dokument za članove i za kancelariju. Ona ne ide u notarski akt.

Iz praćene verzije izvodi se čista verzija. Ona više ne sadrži promjene, komentare ni otvorena pitanja. Samo ta čista verzija ulazi u notarski akt. U praksi kombinovan način rada sa nekoliko rundi praćenog teksta stvara jasne krajnje termine na kojima se čista verzija izdvaja i otpušta za donošenje odluke.

Za vođenje praćene verzije treba odrediti odgovornu osobu. Često tu ulogu preuzima kancelarija jer se pravno dejstvo pojedinih formulacija mora stalno pratiti. Uprava, notar i pojedini članovi vraćaju komentare koji se tamo sakupljaju i unose u sljedeću verziju. Tako stanje teksta ostaje jednoznačno u svakom trenutku.

Prije ovjere slijedi posljednja provjera unutrašnje konzistentnosti. Reference, definicije, rokovi i pragovi upoređuju se međusobno. Kratka probna primjena na tipične slučajeve, kao što su planirani prenos udjela ili saglasnost za investiciju, pokazuje da li nova verzija ostaje čitljiva u svakodnevnom radu ili je potreban još jedan krug korekcija.

Dokumenti, vremenski plan i završetak nove verzije

Pouzdana nova verzija počiva na osnivačkom ugovoru, svim dodacima, svakoj odluci članova, aktuelnom izvodu iz registra i pregledu učešća. Postojeći sporazumi članova, pravila rada uprave, bankarska ovlaštenja i tekući finansijski dokumenti dopunjuju sliku. Ako neki od tih elemenata nedostaje, rad počinje urednim prikupljanjem, a ne prvim nacrtom teksta.

Vremenski plan povezuje tri kolosjeka. Na prvom kolosjeku su izrada nacrta i unutrašnje usaglašavanje. Na drugom formalno sazivanje skupštine članova, donošenje odluke i notarska ovjera. Na trećem prijava u registar. Ko sva tri kolosjeka usaglasi rano, izbjegne da između odluke i upisa ponovo nastane nova prelazna faza.

Na kraju stoji paket. On sadrži čistu verziju društvenog ugovora, notarski akt sa izričitim stavljanjem van snage prethodne verzije, zapisnik odluke i prijavu za registar. Uz to se preporučuje kratka interna napomena koja upravi i članovima sažima prelaz. Pojmovnik za notarski akt i stranica pojma društveni ugovor smještaju termine u kontekst.

Česta pitanja o novoj verziji društvenog ugovora